Effectiever plannen en organiseren: Hoe pak je het aan?
Er zijn verschillende redenen waarom je effectiever plannen en organiseren zou willen. Misschien ben je net als zelfstandige begonnen en wil je zeker weten dat je je klanten tevreden houdt, of misschien heb je net een functie gekregen waarbij je events moet plannen voor grote groepen mensen. Wat je reden ook is, er is gelukkig een oplossing. De volgende tips helpen je om het plannen makkelijker en efficiënter voor jezelf te maken, zodat je daar minder tijd aan hoeft te besteden.
1. Ken jezelf
Het heeft geen zin om een agenda tot op de minuut in te plannen als je weet dat je je er toch niet aan houdt. Het is daarom belangrijk om jezelf te kennen en wat voor jou tot nu toe het effectiefst is geweest. Werk jij goed met deadlines? Zorg dan dat je voornamelijk deadlines inplant. Werk je juist beter met taken zonder bepaalde tijd, dan kies je daarvoor.
2. Identificeer elke taak
Voordat je een taak opschrijft en inplant, is het goed om te weten hoe zwaar deze taak weegt. Moet het binnen een bepaalde tijd af zijn, of mag je zelf weten wanneer je dit afmaakt? Afhankelijk van hoe zwaar de taak weegt, kan je deze inplannen. Een rapport dat vóór dinsdagochtend de deur uit moet, kan je het beste voor maandagmiddag inplannen. Tegelijkertijd kan je het bellen van je autodealer voor de jaarlijkse beurt inplannen voor de week van 10 december. Zo heb je meer ruimte en kan je bellen wanneer het jou uitkomt in die week.
3. Plannen en organiseren: Hoe lang ben je ermee bezig?
Je kan wel 6 taken op één dag plannen, maar wanneer ze allemaal erg lang duren, heeft het weinig nut omdat de kans groot is dat je ze niet afkrijgt. Een telefoontje naar je huisarts duurt mogelijk maar 10 minuten, dus die kan je makkelijk met één of twee grotere taken plannen. Een bezoek aan de huisarts duurt echter langer, dus dan is het verstandig om die dag redelijk vrij en licht te houden.
4. Vind het juiste medium
Wanneer je met veel agenda’s en mensen werkt, kan een papieren agenda soms overstromen met plannen. Een online agenda, zoals je Google Calender is dan een betere optie. Daarin kan je ook de agenda’s van je collega’s of partner meenemen wanneer dat nodig is. Een papieren agenda is juist handig wanneer je minder taken hebt en graag dingen direct opschrijft terwijl je aan het werk bent.
5. Plan rustmomenten in tijdens het plannen en organiseren
Niet iedereen heeft dit nodig, maar voor sommige mensen is het belangrijk om ook rustmomenten in te plannen. Als jouw hele week vol zit, kan het zo zijn dat je stressgehalte erg hoog wordt. Door ervoor te zorgen dat je één dagdeel of een hele dag hebt om uit te rusten, voorkom je dat je veel last krijgt van stress.
6. Gebruik kleurcodes
Als je graag al je plannen in één medium opslaat, is het handig om met kleurcodes te werken. Zo kan je in één oogopslag zien wat je allemaal moet doen. Zo kan je gemakkelijk deadlines, to-do’s, afspraken en ideeën op één pagina schrijven zonder dat het onoverzichtelijk wordt.
7. Maak notities
Stel, je bent bij je ouders op bezoek en je moeder verteld hoe fijn haar fysiotherapeut is. Jij denkt op dat moment “Hm, misschien moet ik dat ook gaan doen”. Tegen de tijd dat je thuis bent, ben je het echter alweer vergeten. Door altijd iets bij je te dragen waarop je notities kan maken, kan je makkelijker dingen onthouden en inplannen wanneer dit nodig is. Je kan hiervoor een klein schriftje gebruiken of je telefoon.
8. Plannen en organiseren: zet wekkers
Als je vergeetachtig bent, kan het zijn dat je soms afspraken vergeet, zelfs wanneer ze in je agenda staan. Door wekkers te zetten krijg je direct een herinnering waardoor de kans dat je iets vergeet veel kleiner is. Veel mobiele wekkers kan je ook een naam of notitie geven.
Wat als plannen en organiseren niet lukt?
Het kan best zijn dat het in het begin nog vaak misgaat. Je vergeet dingen op te schrijven, komt afspraken niet na of mist deadlines. Geen zorgen! Iedereen heeft een andere methode dat werkt, dus blijf vooral proberen. Als een tijdschema voor jou niet werkt, werkt een overzicht met opdrachten zonder vaste tijd wellicht beter of andersom.
Gun jezelf de tijd om nieuwe dingen uit te proberen om te zien wat voor je werkt. Houd de succesvolle stukken en vervang de minder succesvolle stukken. Zo word je steeds beter in effectiever plannen en organiseren.
